Carlo Fittini, responsabile della Pianificazione e dei Costi del Personale della Betafarma, ha convocato in ufficio Laura Del Re, una delle sue collaboratrice più preparate.
Queste sono le battute del colloquio che si è svolto.
Fittini
Dunque, signorina Del Re: il motivo per cui le ho chiesto di venire nel mio ufficio è che è quasi giunto il momento della relazione trimestrale sui costi del personale, e volevo parlarne con lei. Credo lei abbia visto le relazioni fatte da me in passato.
Del Re
Infatti, dottore.
Fittini
Dunque lei sa già di che si tratta: questi dati servono per proiettare i costi e calcolare i budget.
Volevo affidare a lei, stavolta, l’elaborazione di questo documento. Pensa di poter inserire senza troppi problemi questo nuovo lavoro nel suo piano di attività?
Del Re
Credo di sì. In questo momento, come lei sa, sono impegnata soprattutto su quell’analisi dell’assenteismo. Ma sono a buon punto.
Credo di sì. In questo momento, come lei sa, sono impegnata soprattutto su quell’analisi dell’assenteismo. Ma sono a buon punto.
Fittini
Dovrebbe riuscire a seguire l’una e l’altra cosa insieme, senza che un progetto ostacoli l’altro: per ambedue, infatti, abbiamo scadenze fisse. Ce la farà?
Dovrebbe riuscire a seguire l’una e l’altra cosa insieme, senza che un progetto ostacoli l’altro: per ambedue, infatti, abbiamo scadenze fisse. Ce la farà?
Del Re
Non dovrebbero esserci problemi.
Non dovrebbero esserci problemi.
Fittini
Benissimo. Il dr. Santi mi aveva chiesto di studiare una situazione per metà mese: adesso potrò trovare il tempo necessario per farlo. Lei, intanto, si farà un’esperienza utile su un lavoro nuovo.
Ha già in mente su cosa soprattutto potrebbe concentrarsi una relazione come questa?
Del Re
Immagino sugli straordinari. Penso bisognerebbe che i capi potessero spiegare cosa c’è dietro le ore straordinarie richieste. Forse potremmo aggiungere altre categorie nell’elenco dei motivi. Oppure, permettere loro di illustrare in maniera più esauriente le singole situazioni. Inoltre, credo che dovremmo sforzarci di essere più comprensibili: a volte, tutte quelle statistiche sono difficili da leggere.
Immagino sugli straordinari. Penso bisognerebbe che i capi potessero spiegare cosa c’è dietro le ore straordinarie richieste. Forse potremmo aggiungere altre categorie nell’elenco dei motivi. Oppure, permettere loro di illustrare in maniera più esauriente le singole situazioni. Inoltre, credo che dovremmo sforzarci di essere più comprensibili: a volte, tutte quelle statistiche sono difficili da leggere.
Fittini
Ha ragione. Teniamo comunque presente che uno dei concetti fondamentali che deve passare è quello della riduzione degli straordinari.
Ha ragione. Teniamo comunque presente che uno dei concetti fondamentali che deve passare è quello della riduzione degli straordinari.
Del Re
Infatti, dottore. Anche in questo senso dobbiamo produrre uno strumento informativo che serva alla linea.
Infatti, dottore. Anche in questo senso dobbiamo produrre uno strumento informativo che serva alla linea.
Fittini
Certo. Ci metta tutte le informazioni che ritiene più utili. Non tralasci però di aggiungere quei dati che servono alla direzione generale. E, soprattutto, rimarchi al massimo il problema degli straordinari: più la relazione contribuisce a chiarire i costi e meglio è.
Certo. Ci metta tutte le informazioni che ritiene più utili. Non tralasci però di aggiungere quei dati che servono alla direzione generale. E, soprattutto, rimarchi al massimo il problema degli straordinari: più la relazione contribuisce a chiarire i costi e meglio è.
Del Re
D’accordo.
D’accordo.
Fittini
Allora: oggi è il 3, il lavoro va consegnato per il 30 del mese, e io vorrei averlo in mano qualche giorno prima della scadenza, per rivederlo e avere il tempo di farci qualche eventuale aggiustamento, prima di mandarlo avanti.
Ce la fa a consegnarmi la relazione per il 24, oppure ha dei problemi?
Del Re
Tre settimane dovrebbero essere più che sufficienti.
Tre settimane dovrebbero essere più che sufficienti.
Fittini
Probabilmente, dovrebbe tentare di mettere insieme la maggior parte dei dati nel corso della prossima settimana, così da avere tutto il tempo per farli sedimentare. Comunque, decida lei.
Magari il 14 potrebbe darmi un aggiornamento, giusto per farmi sapere che tutto procede senza intoppi. Le sta bene il 14?
Probabilmente, dovrebbe tentare di mettere insieme la maggior parte dei dati nel corso della prossima settimana, così da avere tutto il tempo per farli sedimentare. Comunque, decida lei.
Magari il 14 potrebbe darmi un aggiornamento, giusto per farmi sapere che tutto procede senza intoppi. Le sta bene il 14?
Del Re
Benissimo: nessun problema.
Benissimo: nessun problema.
Fittini
A proposito: può darsi che lei debba metter fretta a qualcuno per avere le informazioni che le servono. Cercherò di facilitarle le cose, chiarendo da subito che è lei la responsabile di questo lavoro: così non avranno alibi per soddisfare le sue richieste.
C’è altro che le può servire per portare a termine l’incarico?
Del Re
Non so, forse potrei aver bisogno di un po’ di aiuto da parte del gruppo delle ragazze dei personal, per mettere assieme la versione finale.
Non so, forse potrei aver bisogno di un po’ di aiuto da parte del gruppo delle ragazze dei personal, per mettere assieme la versione finale.
Fittini
D’accordo: le avviserò io, così pianificheranno la loro attività e non sorgeranno difficoltà al momento della battitura.
D’accordo: le avviserò io, così pianificheranno la loro attività e non sorgeranno difficoltà al momento della battitura.
Del Re
Grazie, questo risolverà le cose.
Grazie, questo risolverà le cose.
Fittini
Naturalmente, si prepari a doversi gestire qualcuno che farà un po’ di resistenza, che non considererà questo suo lavoro la sua massima priorità...
Naturalmente, si prepari a doversi gestire qualcuno che farà un po’ di resistenza, che non considererà questo suo lavoro la sua massima priorità...
Del Re
Già. E se mi accorgo che qualcuno gioca a rimandare e a non collaborare?
Già. E se mi accorgo che qualcuno gioca a rimandare e a non collaborare?
Fittini
Se la caverà, ne sono convinto. Comunque tenga presente che io uso sempre la persuasione, però talvolta un po’ di fermezza è necessaria. Sia dolce, ma nello stesso tempo li tenga sotto controllo e non si faccia bloccare.
Se la caverà, ne sono convinto. Comunque tenga presente che io uso sempre la persuasione, però talvolta un po’ di fermezza è necessaria. Sia dolce, ma nello stesso tempo li tenga sotto controllo e non si faccia bloccare.
Del Re
Lo farò.
Lo farò.
Fittini
Ok. Mi pare ci siamo detti tutto. I tempi li conosce. Da adesso, questo lavoro è di sua responsabilità. Farò in modo che anche la direzione sappia che la relazione trimestrale, stavolta, è cosa sua. Si ricordi solo che Santi è un pignolo: guai se mancano dei dati o se i lavori gli arrivano in ritardo.
Non credo incontrerà difficoltà: con la sua esperienza, verrà fuori un ottimo rapporto. Comunque, qualsiasi grosso problema dovesse sorgere - ad esempio: passa una settimana e non è ancora riuscita a raccogliere tutti i dati - me lo faccia sapere. Per il resto, lei è autonoma.
Del Re
La ringrazio. Farò del mio meglio.
La ringrazio. Farò del mio meglio.
° ° °
Spunti per la riflessione/discussione
(1) - Vi sembra un colloquio efficace di delega? (sì, no, solo in parte)
(1) - Vi sembra un colloquio efficace di delega? (sì, no, solo in parte)
(2) - Come valutate il comportamento di Fittini in quanto capo che intende assegnare una delega a un suo collaboratore?
(3) - Come valutate il comportamento della Del Re in quanto collaboratrice che riceve una delega dal proprio capo?
*** Massimo Ferrario (a cura), 2000, caso tratto e adattato da James M. Jenks e John M. Kelly, Don’t do. Delegate (Traduzione: Saper delegare, Sperling e Kupfer, Milano, 1987). - Materiale utilizzato in aule di formazione per manager e professional come stimolo per la discussione. Riproducibile citando autore e fonti.
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